少子高齢化による人材不足や、昨今の新型コロナウィルス感染拡大の影響は様々な分野に及んでいます。

その一つの動きとして、オンライン化やデジタル化が進み、「直接会う」や「直筆」といった、従来の慣習が見直され、より効率な手段が「新しいスタンダード」として普及し始めました。

特に、公的な制度がデジタル化される動きが見られ、介護の現場にも影響をもたらしています。

その内容をチェックして、業務を効率化するための取り組みを確認しましょう。

 

「デジタル庁」創設で介護業界もデジタル化に追い風

 

政府は「デジタル庁」を創設し、省庁の差なく行政機関における様々な手続きをデジタル化する取り組みを急速に進めようとしています。

この流れは、老人ホームを始めとする介護施設にとっても、業務を効率化するための大きな助けとなると考えられています。

 

 ポイントは「ペーパーレス」 

具体的にどのような形で介護の現場におけるデジタル化が進められるのかは、さらに議論が必要とされるところですが、「ペーパーワークの削減」が大きな軸となることは間違いありません。

介護業界の仕事は、介護保険の適用によって報酬を受け取ることが多いので、実にたくさんの申請作業が求められます。

こうした、報酬請求をWEB上で行うようになれば、現場の作業量の負担を削減できます。

申請や様々な制度についての手続きを電子化することが、業務の効率化に役立つと考えられています。

 

 情報の電子化 

具体的には2021年度から「情報公開システム」の改修がなされることが決まっています。

既存のシステムを電子化し、情報の更新やアップデートをオンラインで実行できるようにするのです。

事業所や自分たちの施設に関わる情報を、定期的に更新・変更する必要がありますが、オンラインでできるようになれば、かなりの手間が省けます。

こうした公的な手続きのデジタル化はさらに進められる予定です。

 

 介護ロボットの導入 

「介護ロボット」の導入も介護の現場では期待の声がかかる分野です。

老人ホームなどでの現場の業務では、利用者の介助において体力が求められることが多いです。

そのため、技術や知識があるものの年齢やケガなどによって、経験豊富なベテラン職員が離れていってしまうこともあります。

そこに、ロボットによる介助という先進的な技術が導入されれば、体力的な負担を減らせるだけでなく、貴重な人材の介護離れも防げるかもしれません。

 

 見守りセンサーの導入 

実際に作業を行ってくれるロボットだけでなく、「見守りセンサー」の活用も施設のデジタル化の目玉となっています。

徘徊してしまう要介護者が自分の部屋から離れてしまった場合などに、センサーが検知してすぐに職員に知らせることで、転倒防止や早期かけつけなど、より安全にサポートをすることができます。

職員の見回りの負担も軽減されますので、業務を効率化できるのがメリットです。

 

 離れて場所からの見守り 

また、在宅介護を含め、離れた場所から利用者とスタッフがコミュニケーションを取れる機器を導入することも検討されています。

これにより、密な連携や、迅速な対応など、必要な時に必要な支援をすぐに提供可能になることが期待されています。

 

介護記録は「原則データ」も可能

 

老人ホームなどの介護施設において、職員は介助といった、目に見えるものだけでは毎日なく、毎日たくさんの業務に忙殺されています。

事務所において、書類や介護記録などの作成をする必要がありますし、報酬申請や各種制度の届出などの手続きも多く、介護職員は毎日たくさんの書類と向き合う必要があります。

これらは従来、ほとんどが紙ベースの書類であり、作成には手間がかかります。

また、紙での保管は管理や整理も大変ですし、保管スペースの確保も難しいケースがあります。

 

そこで、デジタル庁が推し進めている「ペーパーレス化」が促進されれば、多くの書類が電子化されます。

パソコン上もしくはタブレット上で、いつでもどこでもスピーディーに作成できるようになりますので、かなり作業の手間は省けます。

また、管理や保管もほぼ労力がかからなくなります。

介護記録を紙ベースではなく、原則、データ形式に限った保管が可能になる方向で指針が動くことが考えられていますので、日々の記録業務も簡素化されます。

 

事業所において保存を義務付けられているものとしては、

・各種介護サービスの計画書
・ケアプラン
・事故記録
・運営推進会議報告書
・利用者や家族、外部からの苦情

など様々なものがありますが、2021年度からはこうした記録について電子保存を可能とすることとしています。

つまり、作成についても電子ベースが基本となり、職員がより介助サービスなどの本来業務に集中できる助けとなります。

 

同意のための押印、署名が原則不要に

 

 押印の廃止 

デジタル庁が積極的に推し進めている取り組みとして、「押印の廃止」を挙げることができます。

介護の現場では、あらゆる職種が働いている分、各部署で確認や承認を得るには時間や手間がかかる事が多いものです。

また、手続き書類が多く、押印が廃止されれば、書類作成にとって大きな負担軽減になります。

具体的に、どの書類での押印不要が決まるのかはこれからの議論が待たれるところです。

 

 利用契約における変更 

社会保障審議会では、利用者との契約における押印、署名不要の検討がなされ、積極的にこの措置を行っていくことが確認されています。

愛知県名古屋市でもそうですが、介護施設を利用するに当たっては、まず利用者本人（またはご家族）との契約書締結が欠かせません。

その際には、押印と署名の必要があります。

 

契約説明だけであれば、必ずしも対面でなくても説明可能ですが、判子を押してもらうために職員や利用者がどこかへ出向く必要がありました。

しかし、こうした作業の簡素化が検討され、双方のやり取りが残るメールやSNSの履歴で確認をするという案が出されています。

こうしたメッセージを画像などの形式で保存しておくことで契約の確認することができれば、現場の負担は大きく減ります。

 

 介護業界のデジタル化は必須 

介護業界では、深刻な人材不足がはっきりと見てとれます。

しかし、本来業務である介助などの作業だけでなく、書類作成といった事務作業の手間と労力が非常に多いのが現実です。

そのため、こうしたデジタル庁が推し進めている業務の電子化を積極的に取り入れることで、作業量は大きく減らせます。

こうなれば、より多くの人材と時間を本来業務に集中させられるわけです。

介護施設の人材確保のための苦労が減るだけでなく、利用者やそのご家族へのケアへより多くの時間をかけられるようになります。

それだけ介護サービスの質が上がることにもなり、メリットを多方面にもたらすことになります。

 

【おわりに】

政府が新たに創設したデジタル庁は、いろいろな分野でデジタル化を進めることを大きな目標として掲げています。

介護の現場では、非常の多くの書類作業があり、ほとんどは紙ベースで作られています。これらが電子化されることで、現場は大きく変わります。

介護ロボットの開発が進んで、より安全かつ効率の良い介助ができるようになることと併せて、介護施設における負担は減ることが期待されています。

こうした動きは、高品質で一人一人に寄り添った介護サービスを徹底していくためにも役立ちますので、利用者やご家族への益となることなのです。