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「送迎システム」で介護事業所における送迎業務を効率化!2020年06月01日

新型コロナウイルスにより、介護事業所も含めた各企業の運営そのものへの影響が大きくなっています。会社を成り立たせていくための会社運営と感染対策が同時に求められているのが現状です。

そうしたなかで重要になるのが、「業務の効率化」です。

以前から人員不足が深刻化している介護業界では、国の方針としても、介護事業における業務の効率化を課題の1つとしています。

こうした動きを受けて、無駄な人員を省き、より短時間かつ少ない人数で十分なサービスを提供する仕組みを構築するために役立つ、さまざまなシステムが注目を集めています。

その一つが、介護事業者の「送迎の効率化」です。

いくつかの送迎業務を効率化してくれるツールの運用が実際に開始されており、こうしたシステムを活用することにより、管理が容易になったり、ヒューマンエラーが減らせるというメリットがあります。

【目次】
①介護事業所の送迎業務における「悩み」
②クラウドシステム活用で人的ミスを無くし効率化!
③クラウド送迎システム「tracon」

 

1. 介護事業所の送迎業務における「悩み」

介護事業所の送迎業務における「悩み」

愛知県名古屋市を含め、全国各地にデイサービスデイケアを中心とした、自宅で暮らす高齢者が利用できる「送迎付きの通所サービス」が数多く存在します。

また、最近では、有料老人ホームなど近年増えてきた民間型の介護施設のなかにも、デイサービス併設型の老人ホームが増えています。

 

こうした通所型サービスの多くで行われているのが「送迎サービス」で、自宅から施設、施設から自宅へと、介護サービスの提供の前後で利用者の送り迎えをしています。

この業務は運転手と介護スタッフの二人体制で行うことが多く、複数の利用者の家々を回るので、多くの人員と時間を割かざるを得ない業務の1つとなっています。

しかしながら、体調がデリケートな方もいますし、何より大切な利用者様を乗せて走行していますので、安心して送迎できるように、当然ながら慎重に運転することが求められています。

そうなると、できるだけ効率よく利用者の家々を回りたいものですが、毎日違う組み合わせの利用者様が同乗されるので、最短ルートで回るためのプランニングにかかる時間や精度は、ルート作成者の土地勘や経験に大きく左右されてしまうのが現実です。

 

実際、送迎ルート作りには時間がかかりがちですし、人力でやるとどうしてもミスが出てきてしまうこともあります。

そのミスによって、寄るべき家が抜けてしまう約束の時間に到着できないという問題が起こってしまうのです。

安心・安全な送迎サービス」と「効率的でミスのない送迎業務」を同時に実現することは、介護施設にとっては一つの課題でもあるのです。

 

2. クラウドシステム活用で人的ミスを無くし効率化!

クラウドシステム活用で人的ミスを無くし効率化

老人ホームなどの介護施設の悩みである送迎サービスを確実に行うために、「クラウドシステム」を利用する動きが広がっています。

 送迎に特化したクラウドシステム 

「クラウドシステム」とは、様々な業務を効率化するためのシステムをオンライン上で利用できるようにしたもの。なかでも、送迎に関わるシステムは、送迎業務に役立つ機能に特化したオンラインサービス。

【送迎システムでできること】
利用者の名簿や自宅住所などをクラウドに保存し、その日ごとの利用予定者をリスト表示したり、それぞれの自宅を地図上で確認できる

【システム導入のメリット】
・オンラインで利用可能なので、導入に伴う手間を軽減できる
・多くのシステムでは専用機器が不要のため、導入コストが抑えられる
・送迎のルート作りに関する業務が効率化できる

 

こうしたシステムを使うことの大きなメリットとして、ヒューマンエラーが減らせるという点を挙げることができます。

人がアナログで作成した場合、利用者がリストやルートから漏れる、住宅密集地で多い一方通行が地域など、ルートが複雑化するとミスが生じやすいなど、ヒューマンエラーが発生しやすくなります。

更に、先ほど述べたように、作成にかかる時間や精度は作成するスタッフの能力や経験に左右されやすいものです。

しかし、自動システムを使うことによって、運転手はシステムに従うだけで、ミスなく最適ルートを使って送迎を行えます。

実際に送迎に出る前に、利用者のチェックやルート作りの必要がないという面でも、効率化ができるようになります。

システムを利用することによって効率よく送迎ができるので、そこで捻出できた人員や時間他の業務に配置できることは大きなメリットです。

 

3. クラウド送迎システム「tracon」

クラウド送迎システム「tracon」

送迎用のクラウドシステムの一つに「tracon(トラコン)」というサービスがあります。

もちろん、名古屋市を含む愛知県全域でも使うことができ、エリアを選ばず誰でも導入可能です。

 tracon(トラコン) 

クラウドシステム開発のプロが介護事業者の監修のもとに開発しているのがこのサービスの特徴で、現場の声を活かしたシステムとなっている。

【traconの特徴】

① 大規模事業所だけでなく、中小規模の施設でも気軽に導入できる
② 30日間の無料トライアル期間が設けられているため、本格導入前に使い勝手や現場の感想を確認できる
③ スマホがあれば開始可能。カーナビや送迎システム専用端末の導入は不要。
④ 端末にアプリを入れてネットワーク上で契約が完結するので導入しやすい

 

【traconの機能】

具体的な機能としては、利用者名簿の管理や、スケジュール管理、それらの情報を使って、毎日の送迎のルート自動設定を行います。

実際に送迎に出ている時には、地図上でルートの確認をすることができます。

また、複数の施設で送迎をまとめて行う際にも、効率よくルートを回り、施設に確実に送迎できるよう、施設連携の機能も付いています。

 

事業所側の端末からでも、全車両のリアルタイムの送迎状況をチェックできるので、送迎の遅延状況を確認できたり、急な変更があった場合の送迎者への指示も的確に行うことができます。

例えば、利用者から連絡があって、急にキャンセルになった、逆に急に利用を依頼されたというケースにも臨機応変に対応できます。

運転手も、いちいち介護施設と電話などで連絡を取り合う必要がなく、画面に表示されるルートに従うだけで良いというのが便利な点です。

 

【自分で送迎計画を作成する場合】

自動作成ではなく職員がルートを作成する場合には、曜日ごとに表示された出席者リストから選ぶかたちなので入力漏れが防げると同時に、送迎ルートに利用者の名前が重複してしまった場合には、エラー表示が出る仕様となっているので、作成後のチェックの負担も軽減できます。

 

【traconの料金】

利用する送迎車の台数に応じた料金設定となっています。

中小規模の事業所でも、その規模に応じたコストだけで済むので、過剰なランニングコストを省けます。

『tracon』は、低コストのシステムでたくさんの作業を省略でき、導入のコストも無理のない費用となっていますので、すぐに始められるのが魅力です。

 

おわりに…

愛知県名古屋市などの都市部は、住宅が密集しているエリアが多く、介護施設にとって送迎業務における業務負担やヒューマンエラーが、毎日の送迎サービスが悩みの種となることがあります。

スマホがあれば開始できる「tracon」のような送迎用のクラウドシステムを活用すれば、こうした問題を解決できます。

新型コロナウイルスの影響で人手不足のリスクを抱える中、経験値やスキルなど個人の能力に左右されない安定した業務が行えることは重要なことです。

導入のためのコストや手間も少なく、中小規模の介護施設でも始めやすいですし、こうしたオンラインシステムを上手に使うことで業務を効率よく行うことができ、職員の負担が減らせることは大きなメリットと言えるでしょう。

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